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タスクは「緊急性」と「重要性」で判断することが大切。

タスクは「緊急性」と「重要性」で判断することが大切。

仕事が重なり優先度に迷うことがありませんか?

どこから始めればいいのかわからない。何をすべきかを考えているだけでは時間は過ぎていきます。優先順位を付けるのは難しいですね。

この記事では、タスクに優先順位を付ける方法をできるだけ簡単に説明できるようにします。

タスクが多く、優先順位付けに時間を費やしているだけの場合は、チェックしてください。

緊急性と重要性のマトリックスとは何を意味するのでしょうか?

「緊急性と重要性のマトリックス」

「緊急性と重要性のマトリックス」という用語を聞いたことがありますか?

緊急度:高い 緊急度:低い
重要性:高い ①緊急性も重要性も高い ③緊急性は低いが、重要性は高い
重要性:低い ②緊急性は高いが、重要性は低い ④緊急性も重要性も低い

これは、スティーブンR.コビーが提唱したタスク管理方法であり、「7つの習慣」で有名です。

縦軸と横軸にそれぞれ「重要度」と「緊急度」をとってください。

①重要度と緊急度の高いタスク
②緊急性はあるが重要性が低い
③重要度は低いが緊急度の高いタスク
④重要性も緊急性も低いタスク

4つの領域に分けられます。

①から順に優先度が高くなります。

タスクを4つの部分に分割する必要があるのはなぜですか?

まず、「なぜ4つの領域に分けなければならないのか」について説明します。

仕事をしていると、①の領域の仕事に追われることがよくありますか?

たとえば、忙しい生活を送ったり、仕事に支障をきたしたり、勤務時間が延したりすることがあります。

①非常に重要かつ緊急のあるタスク
②重要でないが緊急性の高いタスク
③緊急性のない二次的なタスク
④また重要性と緊急性の低いタスク

これらを個別に検討することにより、作業効率を向上させることができ、日常業務に圧倒されることから生ずるトラブルを防ぐことができます。

タスクは緊急性と重要性で判断。「①緊急かつ重要なタスク(いますぐにやる)」

マトリックスの領域①は緊急性と重要性が高く、最も優先度の高いタスクです。タイムラインに関連するタスクを想像すると、理解しやすいです。

たとえば、約2時間の会議で資料が必要な場合は、資料を作成します。

領域①のタスクは最優先タスクであるため、早急な対応が必要であり、多くの事業損失をもたらす可能性のある領域と言えます。

通常はメンバーの中のリーダーや対応できるスタッフが責任を負いますが、スタッフに不慣れなスタッフが責任を負う場合は、よく確認して上司に連絡することをお勧めします。

具体的なタスク内容としては、期限のある仕事、クレーム処理、危機管理や災害対応、切羽詰まった問題などが挙げられます。

タスクは緊急性と重要性で判断。②緊急だが重要ではないタスクは(他者に移譲・委託、分割して複数人で取り組む)

マトリックスの領域②は、緊急性は高いが重要性の低いタスクです。

タスクはできるだけ時間がかかりませんが、できるだけ早く解決する必要があるタスクになります。

たとえば、ほとんどの人がめったに読まない毎日の作業レポートや、作業全体で記録された作業内容を記録するタスクは緊急ですが、それほど重要ではありません。

領域②でタスクを効果的に実行する方法と、それらを他の担当者に割り当てる方法を検討する必要がある場合があります。

具体的なタスク内容としては、突然の来訪や多くの電話やメールチェック、多くの会議や報告書、雑務などが挙げられます。

重要度は低いが急を要するタスクに該当するものはたいてい、自分自身の目標の核心ではないが、エンパワーメントやチームワーク強化の機会となります。

そのようなタスクを達成するには、他者の成功につながるプロジェクトを解放する、自律性を促進する、ペアを組んで問題に取り組むといった方法があります。他者の助けを借りることで、取り組みやすくなる場合が多いです。

タスクは緊急性と重要性で判断。「③緊急ではないが重要なタスク(具体的に日時を設定)」

ポイントは、③を先延ばしにしないこと。緊張ではないタスクを早く消化する癖をつけると「成長するサイクル」を生めます。

マトリックスの領域③は、緊急性は低くなりますが、より重要なタスクです。

この領域では、将来最も価値のある4つのタスクを分類します。

たとえば、将来の長期的な販売戦略や知識を高めるためのトレーニングと学習は、この分野に属します。

多くの時間を過ごすことができれば、会社のビジネスと個人の成長を期待することができます。

これは緊急の問題ではなく、しばらく遅れることがよくありますが、これを続けると、タスクが領域①に移動する可能性があることに注意してください。

ゾーン③のタスクでは、計画を管理し、意識的に開始できるように時間を節約することが重要です。

具体的なタスク内容としては、準備や計画立案、リーダー育成や人材教育、技術・サービス品質の継続的改善などが挙げられます。

重要だが緊急度は低いタスクの場合、目標を達成するうえでカギとなるが、いますぐに完了する必要はない事項です。

これらを忘れないようにするために、これ以上は伸ばせない最終期限を付けて具体的な日時を設定しましょう。

たとえば、近い将来に戦略の方向転換を計画する、発売後の顧客インタビューを設定する、新入社員に調子を尋ねる、などかもしれない。

このような「二の次」のタスクを見過ごしたままでいると、往々にして事態の悪化を招くことになります。

タスクは緊急性と重要性で判断。「④緊急でも重要でもないタスク(取り消し、延期、簡素化)」

マトリックスの領域④は、緊急性が低く、重要性の低いタスクです。これは優先度の低いタスクです。

何かをする場合は、他のタスクを完了した後、できるだけ時間をかけないでください。

たとえば、将来ビジネスやうわさ話をする予定のない顧客に電話をかけることは、緊急性と重要性が低いタスクです。

ただし、時間の経過とともに、領域④のタスクが④から③に移動する可能性があることに注意してください。

これは緊急性が低く優先度の低いタスクですが、万が一の場合に備えて覚えておく必要のあるタスクでもあります。

具体的なタスク内容としては、暇つぶしやだらだら電話、待ち時間、その他意味のない行動などが挙げられます。

重要度と緊急度がともに低いタスクに関しては、見切りをつける方法を早々に見つけるべきです。

まず、期限が過ぎたものを取り除きましょう。そして残ったタスクは、延期の妥当性を検討します。

延期した場合のマイナスの影響や、手遅れにならないかどうかをふまえて判断しよう。

また、より少ない労力で達成できる簡単なタスクへと変換できないか検討するのもよいです。

【まとめ】タスクは「緊急性」と「重要性」で判断することが大切。

緊急性と重要性の管理はJootoで行います。

Jootoでは、次の方法でタスクを管理できます。

カードにタスクを書き込み、カードに重要度、期限、担当者などを設定し、それらをいわゆるリストに貼り付けます。

または、カードのラベル機能を使用して、重要性と緊急性を管理できます。

管理用リストを使用する場合は、横軸にプロセス、担当者等のリスト、縦軸にカードに記載されているタスクを配置しています。

横軸のリストをマトリックスに分割し、「重要×緊急」、「重要×緊急」、「重要でない×緊急」、「重要でない×緊急」に分割すると、各タスクのステータスを確認できます。一目でカテゴリがわかり、それを理解できるように管理することができます。

優先順位をつけるやり方

重要度と緊急度の2つの軸を定義しよう。

まず、タスクの重要度をどう測るかを見極めます。

たとえば、成功の見込み、(成果や主要指標への)インパクト、競争優位、価値観との整合性、コスト、リスク、「絶対に必要」か「あれば望ましい」か、などが考えられます。

そして、緊急度をどう測るか検討しよう。時間枠で決めるか(例:今朝、今日の終わり、今週、今月)、またはそのタスクの完了や延期によって生じる結果やメリットを基準にしてもよいです。

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